hoe maak ik een cashflow overzicht

Inzicht in je cashflow met een liquiditeitsbegroting

Hoe zit het met de liquiditeit van jouw bedrijf? Dat gaan we in deze blog bespreken, want na deze blog kun jij inzicht creëren in je liquiditeit (=cashflow) met een liquiditeitsbegroting. Uitspraken als ‘cash is king’ of ‘geld is de zuurstof van je bedrijf’ zijn niet ongebruikelijk in ondernemersland. En terecht ook, want als je als bedrijf in het rood gaat en je jouw leveranciers of andere crediteuren (alle partijen waar je inkoopt en diensten afneemt) niet meer kunt betalen, dan wordt het spannend om je hoofd boven water te houden. Vooral in productiebedrijven of bijvoorbeeld in de retailsector wordt het dan spannend, gezien de voorraden en vooruitbetalingen. 

De voordelen van inzicht in je cashflow met een liquiditeitsbegroting op een rijtje:

  • Je kunt in één oogopslag zien wat de ‘kritieke’ momenten zijn. Een kritiek moment is bijvoorbeeld dat er meer geld uitgaat, dan je geld ontvangt;
  • Je ziet snel en eenvoudig hoeveel je in de toekomst nog extra kunt besteden voor eventuele investeringen;
  • Je ziet snel wat de ‘mindere’ maanden zijn waarin je minder inkomsten verwacht. Hier kun je dan vervolgens op inspelen met een eventueel actieplan;
  • Je kunt direct zien hoe je onderneming en je banksaldo zich aan het ontwikkelen is;
  • Je kunt makkelijker inschatten of grote investeringen (of een grote verplichte betaling aan de Belastingdienst) haalbaar is.

Hoe moeten we het nou noemen? Cashflowoverzicht? Cashflowbegroting? Liquiditeitsbegroting? Of liquiditeitsprognose?

Terminologie en de financiële wereld, af en toe onnodig complex. Maar ik leg het je uit. Het maakt niet uit of je het een cashflowoverzicht, cashflowbegroting, liquiditeitsbegroting of liquiditeitsprognose noemt. In deze blog noem ik het een liquiditeitsbegroting. Eigenlijk betekenen deze vier woorden niets anders dan het inzichtelijk maken wat de inkomsten zijn die je komende maand kunt verwachten en daarbij wat de uitgaven zijn die je komende maand verwacht. Wat staat er nu daadwerkelijk op je bankrekening en hoeveel verwacht je op je bankrekening in de komende maanden? Daarom is het dus belangrijk om inzicht te krijgen in je cashflow met een cashflowbegroting.

Mythe ontkracht: een goede cashflow is hetzelfde als winst

Ik hoor het vaker:Als ik dus een goede cashflow heb, maak ik ook veel winst’ of andersom ‘Mijn onderneming is enorm winstgevend, dus ik heb geen problemen met mijn cashflow’. Daar kan ik kort over zijn: nee, nee, nee… En nog eens nee! Cashflow is niet hetzelfde als winst. Want winst is het verschil tussen je omzet en je kosten. Cashflow heeft puur te maken met de timing: wanneer komt er geld binnen en wanneer gaat er geld uit?

Laten we het inzicht in de cashflow inzichtelijk maken door dit voorbeeld:

De situatie: je bent een fashion designer en je hebt in januari een offerte geaccepteerd van 250.000 EUR voor de levering van designerjassen. Yes, goed bezig!

Maar vóórdat je deze designerjassen kunt verkopen, moeten ze eerst worden gemaakt. Hiervoor heb je stoffen, pailletten, knopen, garen en andere materialen nodig. In totaal zijn de inkoopkosten hiervoor 100.000 EUR en je hebt nog 20.000 EUR aan salariskosten en sociale lasten nodig voor de werknemers om deze jassen te maken.

Je hebt in dit voorbeeld géén aanbetaling gevraagd voor de jassen (wat wel verstandig is, voor de volgende keer). In dit geval betekent dat dus dat je de 250.000 EUR aan inkomend geld pas ontvangt als je de jassen hebt geleverd. Je verwacht dat je de jassen gaat leveren in februari gaat leveren, dus dat je het geld ook in februari ontvangt.

Inzicht in je cashflow met een cashflowbegroting

Deze verkoop klinkt als een optimale winstdeal.

Inzicht in je cashflow met een cashflowbegroting

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Omdat je eerder geld uitgeeft dan er binnenkomt, staat er tijdelijk een negatief saldo op je rekening. Dat betekent dat het je geld kost en de vraag is ook: hoe ga jij je crediteuren betalen? De mensen die de materialen leveren, bijvoorbeeld. In deze situatie is er dus sprake van een kritieke cashflowtoestand in januari.

Hoewel dit dus een mega goede deal lijkt (ja, het is ook een winstgevende verkoop) is er wel een cashflowprobleem in de maand januari. En dit ‘probleem’ wordt groter als je ook nog andere operationele kosten moet betalen, zoals de huur van je kantoor, doorlopende abonnementen en je personeel.

De conclusie: winst is dus NIET hetzelfde als cashflow en óók winstgevende bedrijven kunnen tijdelijk een cashflow probleem hebben.

Inzicht in je liquiditeit met een liquiditeitsbegroting, hoe doe je dat?

Inzicht in je cashflow met een cashflowbegroting, het klinkt zo eenvoudig, maar hoe doe je dat? Want dat het bijhouden van je cashflow cruciaal is voor een succesvol bedrijf, dat is natuurlijk nu wel duidelijk.

Inzicht in je cashflow met een cashflowbegroting

Stap 1: Het beginpunt is je banksaldo

De eerste stap bij het opstellen van een cashflowbegroting is het startpunt: het saldo op je bankrekening, precies op het moment dat je begint. Dus stel, je wilt per 1 januari je cashflow gaan inschatten, dan neem je jouw banksaldo per 1 januari als startpunt.

Stap 2: Voorspel je inkomsten

Vervolgens neem je in het overzicht op wat je op je bankrekening verwacht qua inkomsten. Let op: hier gaat het dus echt over de geldstromen die je op je bankrekening verwacht. Om dit te voorspellen kun je kijken naar welke facturen je verzonden hebt en wanneer je verwacht dat deze betaald zullen worden. Hiervoor kun je de uiterlijke betaaltermijn aanhouden. Verstuur je veel facturen en heb je helaas ervaring met veel facturen die te laat betaald worden? Houd hier dan ook rekening mee.

Stel dat je een (web)winkel hebt en er altijd meteen wordt betaald, dan kun je jouw inkomsten baseren op voorgaande maanden of dezelfde maand een jaar geleden. Dit laatste is handig als je veel te maken hebt met seizoensfluctuatie. Vergeet dan ook echt niet om rekening te houden met de seizoenen!

Omdat we dus kijken vanuit wat er echt binnenkomt op je bankrekening neem je hier het bedrag inclusief btw mee.

Stap 3: Voorspel je uitgaven

Neem ALLE uitgaven die je verwacht mee in het overzicht. Dus zowel de operationele kosten die elke maand terugkomen (huur, telefoon, internet, bankkosten, abonnementen) als alle directe kosten (inkoopkosten, productiekosten) en alle eenmalige investeringen, waarvan je al weet dat je deze gaat doen. Blader eens terug door je bankafschriften van de afgelopen maanden en kijk wat je in het verleden hebt uitgegeven. Zijn dit kosten die je de komende maanden ook verwacht? 

Omdat we dus kijken vanuit wat er echt van je bankrekening afgaat neem je hier het bedrag inclusief btw mee.

Stap 4: Bereken je eindsaldo voor optimaal inzicht in jouw liquiditeit met een liquiditeitsbegroting. 

Op basis van je beginsaldo, je verwachte inkomsten en uitgaven, bereken je hoeveel geld je aan het einde van iedere maand nog op je rekening hebt. Als er in jouw onderneming een hoge omloopsnelheid is en je veel inkomsten en uitgaven hebt, dan kan het raadzaam zijn om de cashflowbegroting niet per maand maar per week op te stellen. Op basis van dit eindsaldo kun je beslissingen maken. Kun je extra investeren? Zijn er kritieke maanden waar je (al dan niet bijna) in het rood komt te staan? En hoe ga je deze kritieke periodes opvangen?

Ja, ik wil inzicht in mijn cashflow met een liquiditeitsbegroting!
Wat heb je nodig?

Ben jij klaar om zelf aan de slag te gaan met jouw liquiditeitsbegroting?

  • Download eerst het cashflow Excelbestand ‘liquiditeitsbegroting’. Dit bestand is te vinden in onderstaande link. Je kunt hierin eenvoudig zelf je cashflowoverzicht invullen. In dit Excelbestand zijn de bovenstaande vier stappen opgenomen en kun je zelf aan de slag. Het Excelbestand rekent automatisch door én geeft je nog wat extra invultips waar je rekening mee moet houden. In het tabblad ‘voorbeeld’ van de download heb ik een voorbeeld opgenomen, zodat je ook nog even kan spieken.

 

      • Je huidige banksaldo. Dit is immers jouw startpunt!
      • Houd rekening met offertes. Bekijk de verstuurde offertes even goed. Welke offertes zijn geaccepteerd en wanneer ontvang je het geld? Van de offertes die nog niet geaccepteerd zijn, kun je daarvan een inschatting maken wat het deel is wat je verwacht dat nog geaccepteerd gaat worden? Tip: kijk eens terug naar het verleden, wat is het percentage van offertes wat normaal gesproken geaccepteerd wordt? Dit helpt je bij  het inschatten.
      • Houd rekening met de betaalafspraken. Vooral in de fashionbranche is dit relevant. Klanten betalen dan namelijk vaak op basis van verschillende betaaltermijnen: een gedeelte bij de orderbevestiging, een gedeelte bij levering en een gedeelte achteraf. Dit heeft als gevolg dat geld in verschillende perioden binnenkomt en je dus ook op verschillende ‘plaatsen’ moet invullen in de cashflowbegroting.
      • De maandelijkse operationele kosten. Bepaalde kosten zullen elke maand terugkomen. Denk hierbij aan onder andere de huur van je kantoor, het abonnement op je boekhoudsysteem en je webhosting. Vergeet deze kosten dus niet mee te nemen in de maandelijks te verwachten uitgaven.
      • Directe (productie)kosten. Zorg ervoor dat je alle uitgaven die je verwacht meeneemt. Dus ook de kosten van de inkoop, de kosten om je eindproduct te (laten) maken en te verzenden. Komt je product uit het buitenland of verstuur je buiten Nederland? Vergeet dan ook niet eventuele importkosten en inklaringskosten.
      • Investeringen. Als ondernemer kun je grote investeringen (zoals de aanschaf van een laptop of video-installatie) op de balans activeren en zo de kosten ‘uitspreiden’ over een langere periode. Kasstroomtechnisch is dat natuurlijk niet het geval, neem deze kosten in één keer op in de liquiditeitsbegroting. Je kijkt namelijk echt puur vanuit de bank wat er inkomt en uitgaat.
      • BTW teruggave of betaling. De meeste ondernemers en bedrijven doen hun belastingaangifte per maand, wat inhoudt dat je ook vier keer per jaar btw terugkrijgt of moet betalen. Simpel gezegd moet je btw betalen als je meer verkoopt dan dat je inkoopt en krijg je btw terug als je inkopen hoger zijn dan je verkopen. De btw-aangifte over het eerste kwartaal (1 januari tot en met 31 maart) doe je uiterlijk 30 april. De belastingdienst maakt het geld ‘zo snel mogelijk’ over. Meestal staat het geld enkele weken na het indienen van de aangifte op je rekening. Houd hier dus, bijvoorbeeld voor het eerste kwartaal, halverwege mei rekening mee.

 

Ben jij klaar om zelf aan de slag te gaan om je binnenkomende en uitgaande kasstromen in kaart te brengen? Download dan nu onderstaand gratis template voor een liquiditeitsbegroting en ga aan de slag.

 

Kom je er niet uit en wil je hulp met het in kaart brengen van de liquiditeit van jouw bedrijf óf ben je toe aan een cashflow óf ben je toe aan een cashflowverbeterplan? Neem dan contact met me op, dan kijk ik wat ik voor je kan betekenen.

Misschien ook interessant
Succesvol opschalen als food startup

Snel opschalen als food startup, het is niet elke startende ondernemer gegeven. Slechts 1 op de 200 startups groeit binnen Verder lezen

Een succesvol pitch deck maken: 19 tips

De kracht van een goed pitch deck wordt vaak onderschat bij het overtuigen van een potentiële investeerder en het uiteindelijk Verder lezen

Geen reactie's

Geef een reactie