‘Al het moois komt met pieken en dalen’. Geldt dit ook voor de cashflow van jouw bedrijf? Of je nou in de startfase zit, of juist de nodige investeringen moet doen om op te schalen naar het volgende niveau, je te maken hebt met seizoenfluctuaties of dat er sprake is van een (beginnende) crisis. Elk bedrijf krijgt vroeg of laat te maken met pieken (gunstig) en dalen (uitdagingen) in de cashflow. Daarom deel ik graag deze blog met jou: hoe manage je cashflow bij sterk wisselende inkomsten en uitgaven?

Als ondernemer wil je niet dat banksaldo onder een kritiek punt komt. Cash is immers de zuurstof van je bedrijf als je cash onder het kritieke punt komt kan je zomaar eens de (reddings)boot missen. Maar hoe manage je nou je cashflow bij een sterk wisselende omzet? Of beter gezegd hoe manage je de timing van wanneer geld binnen komt en jouw start-up verlaat?

Cashflow management, wat betekent dat ook alweer?

Cashflow management is eigenlijk niets anders dan kasstroombeheer of liquiditeitsbeheer. Oké ik snap je, dat spreekt waarschijnlijk nog steeds niet echt tot de verbeelding. Simpel gezegd betekent het niets anders dan dat je inzicht krijgt in wat je verwacht dat er binnenkomt op je bankrekening en wat je verwacht wat van je zakelijke rekening wordt afgeschreven.

Gaat er (langere tijd) meer geld uit dan dat er in komt? Dan is het tijd voor een actieplan. Maar hoe kun je nou slim inspelen op (onvermijdelijke) wisselende inkomsten en uitgaven? Ik geef je 12 tips hoe je jouw bedrijf kunt voorbereiden op het managen van sterk wisselende inkomsten en uitgaven.

Tip 1: Zorg voor reserves voor de dure maanden

Naast dat je natuurlijk reserves moet hebben om fluctuaties in omzet op te vangen, moet je ook voorbereid zijn op dure maanden qua kosten. Als jij bijvoorbeeld een team van vast personeel hebt, vergeet dan niet een reserve te maken voor het vakantiegeld in mei en voor een eindejaarsuitkering met de kerst. Maar wat ook belangrijk is: de jaarlijkse belastingbetaling in mei (afhankelijk of je uitstel hebt aangevraagd). Best een flink bedrag dat je moet betalen, zeker als je het even was vergeten.

Maak daarom een reservering voor beide bedragen in je boekhouding (of ga ten rade bij je boekhouder of accountant), zodat je niet vergeet dat dit eraan komt. Zo voorkom je niet per se de sterk wisselende inkomsten en uitgaven, maar houd je er wel rekening mee.

Tip 2: Leer van het verleden

Natuurlijk, als groeiende startup kan het ene jaar er totaal anders uitzien dan het tweede jaar. Maar, in lijn met TIP 1, kijk eens terug aan het einde van elk kwartaal: hoeveel geld ging eruit en hoeveel kwam er binnen? En in hoeverre is dit een voorspelling voor de toekomst?

Oh en naast dat af en toe even stilstaan en terugkijken een goede voorspeller kan zijn voor de toekomst, is het ook meer dan aanbevolen om eens kritisch te kijken waar jullie je inkomende betalingen kan optimaliseren (geld komt eerder binnen) of uitgaande betalingen kunt verlagen (vertragen, of in ieder geval langdurig) is meestal geen duurzaam plan. Want we hebben het hier natuurlijk over de cashflow bij sterk wisselende inkomsten en uitgaven. Dit is hier écht belangrijk voor. Hierover ook meer in TIP 12.

Tip 3: Inzicht is key

Als je al een tijdje mijn blogs leest, dan wéét je dat inzicht de sleutel tot succes is. Inzicht in cijfers dan, in ieder geval. Klinkt misschien als ingewikkeld, valt reuze mee. Een goede template is de basis. Via onderstaande link kun je een simpele, maar effectieve, template voor een liquiditeitsbegroting downloaden. Helemaal gratis, scheelt weer in je uitgaande cashflow ????.

Als je dit bestand invult, dan leer jij je cashflow in één oogopslag beter kennen en weet jij wat voor jouw bedrijf kritieke maanden zijn. Dit draagt ook bij aan het verbeteren van de cashflow bij sterk wisselende inkomsten en uitgaven. En vergeet dan ook niet tip 1: de reserves (zoals vakantiegeld, nieuwe investeringen etc.) en tip 2: een percentage van de kosten uit het verleden, netjes in kaart te brengen.

Als je tijd wilt besparen en fouten wilt minimaliseren bij het opstellen van je cashflow, is het handig om de liquiditeitsbegroting (gedeeltelijk) automatisch in te vullen op basis van jouw boekhoudprogramma. Nog handiger natuurlijk als je een boekhoudsysteem hebt waarin je een cashflowbegroting kunt maken.

Tip 4: reken je niet rijk en houd rekening met het vertragingseffect in de omzet

Als je inkomsten wisselend zijn door economische omstandigheden (crisis), dan kan dit een extra vertragend effect hebben. Dit effect is deels zichtbaar als je klanten later betalen dan normaal en deels omdat je misschien minder verkoopt. Het teruglopen van verkopen wordt niet meteen zichtbaar.

Stel, je hebt een modemerk. Normaal krijg je altijd een (gedeeltelijke) aanbetaling wanneer jouw klant een order plaatst en een gedeelte bij levering. Als de totale orderwaarde wordt verlaagd of wordt uitgesteld, dan merk je dit (gedeeltelijk) pas maanden later bij de levering van de collectie. Houd hier dus rekening mee.

En even om positief te blijven: het omgekeerde kan natuurlijk ook. Als jouw expertise ineens heel gewild is tijdens een crisis, dan is er ineens meer vraag naar wat jij doet en daarom ook vraag naar snelle leveringen voor jouw product en dienst.

Tip 5: Investeer, maar vergeet niet de gevolg op korte termijn

Dat het winstgevend laten groeien van jouw business en investeren hand in hand gaan, dat hoef ik jou inmiddels niet meer uit te leggen. Maar in de meeste gevallen komt de investering vóór de extra omzet. Bekijk daarom bij het maken van grote investeringen wel of de andere (vaste) kosten die je ook moet maken niet in de knel komen.

Tip 6: Ken de verschillen tussen kasstromen en winst

In het opstellen van de liquiditeitsbegroting kijk je naar het geld dat binnenkomt en het geld dat eruit gaat. Soms verschilt dit met de opbrengsten of kosten die je voor de specifieke periode verantwoord in je boekhouding. Neem bijvoorbeeld de afschrijvingskosten van een nieuw bedrijfsmiddel, zoals camerabewaking, een 3d-printer of een productiemachine. Deze kosten mag je, boekhoudkundig, verdelen over meerdere jaren. Cashflowtechnisch neem je de kosten wel in één keer mee, je betaalt de aankoop namelijk (in de meeste gevallen dan) vooraf.

Tip 7: Ken je verplichtingen op korte termijn en zorg dat je geen deadlines mist

Wanneer je met je onderneming eigenlijk geen korte termijn inzicht hebt in het verloop van je uitgaande betalingen, kun je ineens voor ongewenste verrassingen komen te staan. Voorkom die belastingboete of de aanmaning van de crediteur en weet wanneer er geld uitgaat.

Tip: plan van binnenkomende facturen de betaling meteen op de betaaltermijn in, zodat je het juiste verloop uit je banksysteem kan halen en een piek aan kosten ziet aankomen.

Ook handig is om op basis van een kostenanalyse van de afgelopen perioden te kijken hoeveel kosten je verwacht. Je kunt hiervoor de werkelijke kosten nemen over, bijvoorbeeld (afhankelijk van je bedrijf en branche) van de afgelopen zes kwartalen en dit vast reserveren voor de komende maanden. Vooral voor operationele kosten en kosten zoals je huur, energie, verzekeringen (kosten die meestal ongeveer gelijk blijven) werkt dit goed.

Tip 8: Zorg voor volledigheid

Dit klinkt als een inkoppertje, maar helaas gaat het nog vaak fout. Zorg ervoor dat je cashflowbegroting ALLE inkomsten en uitgaven die je verwacht bevat. Denk bijvoorbeeld ook aan de BTW die je per kwartaal moet afdragen, het jaarlijkse vakantiegeld of bijvoorbeeld kwartaal of jaarabonnementen en servicekosten. Maar maak ook eens een aansluiting met jouw bedrijfsplannen. Heb je gepland om over een paar maanden een nieuw product te lanceren? Te gek, maar houd hier (zowel qua inkomsten als uitgaven) wel rekening mee.

Tip 9: Betrek je medewerkers in het cashflowspel en koppel er een KPI aan

Als jij een bedrijf hebt met medewerkers, dan is het zaak om iedereen aan te laten haken bij het verbeteren van je cashflow. Het verbeteren van de cashflow is namelijk team effort én ook gedeeltelijk een mentaliteitskwestie. Maar hoe zorg je er nou voor dat alle neuzen van jouw medewerkers dezelfde kant opstaan? Zorg ervoor dat je een KPI (Key Performance Indicator), ook wel succesgetal, hangt aan de handelingen van je medewerkers (of afdelingen) waardoor ze worden gestimuleerd om deze doelen ook echt te halen.

Ook als CEO kun je een KPI koppelen aan het managen van de cashflow. Als CEO als het belangrijk om goed de burn rate in de gaten te houden. Vooral bij groeiende startups, die grote investeringen maken om verder op te schalen naar het volgende niveau is dit iets om echt in de gaten te houden.

Tip 10: Consistentie is de sleutel tot succes

Zorg ervoor dat het updaten en actueel houden van jouw cashflow overzicht geen ondergeschoven kindje is. Ga hier minstens één keer per maand en, afhankelijk van je bedrijf, nog vaker voor zitten. Als de tijdslijn korter wordt, wordt je prognose ook meteen een stuk nauwkeuriger. Bovendien: door dit inzicht houd je de cashflow bij wisselende inkomsten en uitgaven bij en kun je daar altijd op inspelen.

Tip 11: Steek je kop niet in het zand

Als je alle bovenstaande tips ter harte hebt genomen en de cashflowbegroting hebt opgesteld, dan kan het weleens tegenvallen. Durf de werkelijke situatie te zien zoals het is en handel als een echte CEO.

Tip 12: Ken de voor jou optimale cashversnellingsstrategie

Is het tijd om je cashflow te verbeteren en in te spelen op voor betere cashflow bij sterk wisselende omzet en inkomsten? Duik dieper in het overzicht van je cashflow of laat je adviseren. Zoom in op de maanden die de grootste pijnpunten veroorzaken. Ligt de oorzaak vooral in te weinig inkomsten of te weinig uitgaven? Vervolgens breng je in kaart welk cashflowverbeterplan voor jouw bedrijf geschikt is. Een paar voorbeelden:

• Factureer eerder zodat klanten ook sneller betalen;
• Maak betalen makkelijker voor je klanten;
• Overweeg een korting voor klanten die snel of alles in 1 keer betalen;
• Zorg voor duidelijke betalingsvoorwaarden voor jou en je klanten;
• Onderzoek de mogelijkheid van verkoop of factoring van debiteuren en vorderingen (bij factoring verkoop je eigenlijk je verkoopfacturen aan een tussenpartij. De tussenpartij zorgt ervoor dat jij je geld meteen ontvangt máár vraagt hier natuurlijk wel een (soms flinke) commissie over;
• Onderzoek de mogelijkheden van een ‘sale and lease back’-constructie voor apparatuur en machines. Je verkoopt een machine voor 10.000 (geld erin) en huurt de machine weer terug voor 1.000 per jaar (geld eruit). Geld erin gaat dus sneller dan geld eruit;
• Reduceer je schulden (een schuld hebben kost geld: minder schuld = dus minder geld eruit);
• Manage je voorraad optimaal zodat je geen verkopen misloopt als producten niet op voorraad zijn of last-minute extra inkopen (vaak duurder) moet doen;
• Zorg voor een extra inkomstenbron wanneer je last hebt van seizoen fluctuaties;
• Betaal zelf op tijd, zodat je geen extra kosten hebt;
• Optimaliseer je bedrijfsprocessen (betaalproces, inkoopproces, voorraadproces) en kijk waar in dat proces winst te behalen valt;
• Laat je adviseren door een expert, ook als je verdere hulp nodig hebt over cashflow bij wisselende inkomsten en uitgaven.

Houd het simpel en laat je adviseren

Zie jij op tegen het opstellen van een cashflowoverzicht of krijg je alleen al buikpijn van het woord? Ik beloof je dat het meevalt. Houd hem simpel en onthoud dat het opstellen van je cashflowprognose je inzicht en waardevolle informatie geeft. Het geef je sturen en houvast, maar het is niet in beton gegoten.

Wil het dan ook niet 100% correct hebben. Dit gaat je waarschijnlijk toch niet lukken én het kost je veel te veel tijd. Toch het spoor bijster in het opstellen van een cashflow prognose? Schakel een expert in en krijg hulp bij het managen van cashflow bij sterk wisselende inkomsten en uitgaven.