Voorraadbeheer: Het is iets waar bijna elke ondernemer die een fysiek product verkoopt mee te maken heeft. Wat is voorraadbeheer? Wat zijn voorraadkosten? En wat kan je allemaal doen om je voorraadbeheer te optimaliseren? Die vragen en meer gaan we beantwoorden in deze blog. We leggen verschillende begrippen uit, geven je 8 redenen waarom je voorraadbeheer goed bijhouden super belangrijk is om op een winstgevende manier te kunnen ondernemen en sluiten af met 4 tips om jouw voorraadbeheer te optimaliseren en voortaan nog beter bij te houden!

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is het beheren van je inkomende en uitgaande voorraad, wat vaak wordt gedaan met de hulp van een voorraadbeheersysteem. Klinkt simpel, toch? Helaas is dat in de praktijk niet zo! Doordat er zowel goederen je voorraad inkomen als uitgaan, is het soms lastig om een goed evenwicht te vinden. Door je voorraadbeheer goed op orde te hebben, kan je je voorraadkosten drukken en je winst verhogen.

Wat zijn voorraadkosten?

Voorraadkosten zijn kosten die bijna elke ondernemer die een fysiek product verkoopt maakt. Het zijn de kosten die je maakt om je voorraad aan te houden en op te slaan. Voorraadkosten kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën: Ruimtekosten, rentekosten en risicokosten. Deze drie categorieën kunnen je helpen bij het optimaliseren van jouw voorraadbeheer.

• Ruimtekosten

Ruimtekosten zijn de kosten die jouw onderneming maakt om de voorraad op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan het huren van een magazijn, maar ook onderhoudskosten van de stellingen waar je producten in zijn opgeslagen, het elektriciteitsgebruik in het magazijn en bij bepaalde producten, de kosten voor de temperatuurregulering.

• Rentekosten

Een voorraad aanhouden kan je zien als een investering in je bedrijf. Als je geld leent om deze voorraad in te kunnen kopen, krijg je te maken met de rente die wordt gerekend over deze lening. Afhankelijk van de sector waarin je actief bent, je kredietwaardigheid en de looptijd van de lening, kunnen deze rentekosten flink oplopen.

Echter, er is ook sprake van rentekosten op het moment dat je als ondernemer geen geld hoeft te lenen om je voorraad in te kopen. Je investeert immers alsnog een flink bedrag in het aanhouden van je voorraad. Als je deze investering niet had gedaan, had het bedrag in een spaardeposito of op een spaarrekening kunnen renderen. Deze misgelopen rente kan je ook zien als rentekosten.

• Risicokosten

Als je een voorraad aanhoudt, dan brengt dat risico’s met zich mee. Producten kunnen beschadigen, gestolen worden of minder waard worden, bijvoorbeeld doordat ze verouderen. Dan kan je denken aan voedsel, maar ook aan verouderde computers of kledingstukken van vorig seizoen die nu niet meer in de mode zijn. Je producten kunnen ook minder waard worden omdat de verkoopprijs bij concurrenten lager is geworden. Ten slotte kan je voorraad ook dalen in waarde wanneer er geen vraag meer naar je product is, bijvoorbeeld als je winterjassen probeert te verkopen in de lente.

Wat is het verschil tussen je technische voorraad en je economische voorraad?

Je totale voorraad kan je opdelen in meerdere categorieën: Je technische voorraad en je economische voorraad. Dit is een belangrijk verschil bij het optimaliseren van jouw voorraadbeheer.

• Wat is je technische voorraad?

Je technische voorraad is de voorraad die je op dit moment in je magazijn en/of winkel hebt liggen. In je technische voorraad bevinden zich ook producten die je al hebt verkocht, maar nog niet zijn opgestuurd of opgehaald. Dit zijn je voorverkopen. Over dit gedeelte van je technische voorraad hoef je dus geen risicokosten of rentekosten te betalen of te berekenen, omdat deze producten al zijn verkocht en die kosten zijn terugverdiend.

• Wat is je economische voorraad?

Je economische voorraad bestaat uit je technische voorraad en je voorinkopen, minus je voorverkopen. In je economische voorraad bevinden zich ook voorinkopen. Dit zijn producten die je al hebt betaald, maar nog niet hebt ontvangen. Zodoende behoren deze producten dus ook niet tot je technische voorraad. Voor je voorinkopen hoef je dan ook geen ruimtekosten te betalen, omdat deze nog niet zijn gearriveerd in je magazijn.

Waarom is het belangrijk om je voorraadbeheer goed bij te houden?

Door je voorraadbeheer goed op orde te hebben, kan je je voorraadkosten laag houden en teleurstellingen bij klanten voorkomen. Hoe een goed voorraadbeheer daarbij kan helpen leggen we hieronder nog wat uitgebreider uit. Later in dit artikel geven we je tips om je voorraadbeheer te optimaliseren.

1. Profiteer van bulkkorting

Als je met een voorraad werkt, is het belangrijk om je voorraadbeheer goed bij te houden. Je weet dan vooraf wanneer je bijna aan je bestelgrens zit bij het inkopen van jouw voorraad voor een (voor jou) goede prijs. Als je producten inkoopt in kleine hoeveelheden, is de stukprijs vaak een stuk hoger en daalt de winstgevendheid van dat product. Jouw bestelgrens hangt af van de voorraadkosten van dat product en van de omzet die je misloopt op het moment dat je het product niet op voorraad hebt.

2. Lange levertijden zijn geen probleem

Als je je voorraadbeheer goed bijhoudt, is een langere levertijd geen probleem. Je voorraad is immers nog niet helemaal leeg op het moment dat je een seintje krijgt om nieuwe producten in te kopen. Koop je niet tijdig in? Dan krijg je te maken met hogere kosten voor een snelle levering. Zeker als je producten in het buitenland worden geproduceerd en/of je moet je producten uit het buitenland importeren kan dit

3. Optimaliseer je assortiment

Gebruik je een speciaal systeem om je voorraadbeheer op orde te houden? En worden de gegevens hiervan opgeslagen zodat je ze later kan bekijken? Gebruik deze gegevens dan om jouw productassortiment te analyseren. Welke producten verkopen het beste? En welke producten verkoop je weinig? Wellicht is het zinvol om jouw producten hierop aan te passen en zo jouw assortiment te optimaliseren voor meer winst!

4. Analyseer je risicokosten

Met de gegevens van jouw voorraadbeheersysteem kan je ook je risicokosten analyseren. Als producten te lang in je magazijn liggen moet je rekening houden met een waardedaling van je producten. Is iets totaal onverkoopbaar geworden, vergeet dan niet om het product af te schrijven op de balans.

5. Speel in op het koopgedrag van je klant

Als jouw voorraadbeheersysteem gegevens opslaat over de in- en uitstroom van goederen in jouw magazijn, verzamel je indirect ook een heleboel data over het koopgedrag van jouw klanten! Je kunt deze gegevens analyseren om erachter te komen wat jouw klant wil en op welk moment. Daar kan je op inspelen door bijvoorbeeld pas in oktober kerstartikelen in je assortiment op te nemen en deze niet het gehele jaar aan te bieden. Zo kan je besparen op je ruimtekosten, rentekosten en risicokosten.

6. Bereken je omzetsnelheid

Met de data van jouw voorraadbeheersysteem kan je ook je omzetsnelheid berekenen. De omzetsnelheid is het aantal keer per jaar dat je je gemiddelde voorraad verkoopt. Je kunt de omzetsnelheid berekenen door de inkoopwaarde van je omzet te delen door de gemiddelde waarde van je voorraad. Je omzetsnelheid kan je per product, per categorie of voor je gehele assortiment berekenen.

Is de omzetsnelheid van je gehele assortiment laag? Dan heb je waarschijnlijk te veel of (enkele) slecht verkopende producten op voorraad. Om er achter te komen welk product je omzetsnelheid verlaagd, bereken je de omzetsnelheid van een bepaalde categorie of een specifiek product. Aan de hand daarvan kan je je assortiment optimaliseren om je omzetsnelheid te verhogen en je voorraadkosten te verlagen. Is je omzetsnelheid hoog? Dat is een goed teken! Zorg wel dat je voldoende producten op voorraad hebt, zodat je klanten geen nee hoeft te verkopen.

7. Voorkom verkoop van voorverkopen

Een deel van je voorraad, je voorverkopen, kunnen al verkocht zijn, maar zich nog steeds in je magazijn bevinden. Door je voorraadbeheer goed op orde te houden voorkom je dat je een product dubbel verkoopt en uiteindelijk producten te kort komt, waardoor je een klant moet teleurstellen.

8. Vind een balans

Door de gegevens van jouw voorraadbeheersysteem te analyseren kan je uiteindelijk een steeds betere balans vinden tussen je inkoop en je verkoop. Zo heb je nooit te veel producten op voorraad en vermijd je hoge kosten, maar ook nooit te weinig producten op voorraad en voorkom je teleurgestelde klanten! Hierbij geldt wel: Hoe meer data je hebt, hoe betrouwbaarder je analyse.

Te weinig data voor een betrouwbare analyse?

Heb je nog niet genoeg data om een goede inschatting te maken van je in- en uitgaande goederenstroom? Bereken dan wat voor jouw onderneming de beste keuze is: Iets minder voorraad en omzet mislopen? Of is het slimmer om iets meer producten op voorraad te hebben en rekening te houden met wat hogere ruimtekosten? Wat de beste optie is, hangt onder andere af van de sector waarin je actief bent, je concurrentie, de voorraadkosten die je maakt per artikel (of juist de omzet die je misloopt), je cashflow, de servicegraad die je onderneming hanteert, de betrouwbaarheid van je leveranciers, etc.

Voorraadbeheer strategieën

De keuze voor minder of meer voorraad aanhouden kan je ook mede laten afhangen van je voorraadbeheer strategie. Drie bekende strategieën zijn just in time (JIT), first in, first out (FIFO) en last in, first out (LIFO).

• Just in time

JIT is vooral populair in sectoren waar de marges klein zijn. Door de in- en uitstroom van producten in je voorraad zo goed mogelijk aan te laten sluiten, kun je je voorraadkosten flink verlagen. Echter is dit lastig te bepalen, vooral voor start-ups of ondernemingen die sterk afhankelijk zijn van onvoorspelbare externe factoren voor hun vraag. Bij dit laatste kan je denken aan bijvoorbeeld BBQ-verkopers. Zij zijn afhankelijk van mooi weer om een goede omzet te draaien, maar het is erg lastig om daar correct op te anticiperen.

• First in, first out

De populairste voorraadstrategie voor ondernemers die werken met producten die snel verouderen of bederven is FIFO. Door je oudste producten eerst te verkopen, voorkom je dat producten door ouderdom of bederf onverkoopbaar worden en je ze moet weggooien.

• Last in, first out

De LIFO methode wordt veel gebruikt door ondernemingen met een hoge omzetsnelheid. Het voordeel van LIFO is dat je bij een hoge omzetsnelheid bijna automatisch een veiligheidsvoorraad aanhoudt. Echter moet je wel rekening houden met onnodig hoge voorraadkosten en moet je oppassen voor veroudering van je first in voorraad.

4 tips om jouw voorraadbeheer te optimaliseren

Ben je overtuigd van het nut en de noodzaak van een goed beheerde voorraad? Dan geven wij je graag 4 tips om je voorraadbeheer te optimaliseren en vanaf nu nog beter bij te houden!

1. Probeer overzicht te houden, no matter what!

Het allerbelangrijkste is dat je continu een goed inzicht hebt in je actuele technische en economische voorraad. Of jij je voorraadbeheer nou het beste bijhoudt in een Excel-bestand, in een app of juist met ingewikkelde software met veel ingebouwde analysemogelijkheden maakt in eerste instantie niet uit. Perfect is the enemy of good en die uitspraak is ook absoluut op je voorraadbeheer van toepassing als je een start-up hebt. Pas wanneer je in grote lijnen goed zit, is het wellicht slim om een nieuw, beter voorraadbeheersysteem uit te zoeken.

Waar moet je op letten als je een voorraadbeheersysteem uit gaat zoeken?

• Ben je een kleine ondernemer met een overzichtelijk assortiment? Dan kan je dit met een voorraadbeheer app doen of met eenvoudige software. Zelfs een Excel-bestand zou kunnen, mits je de discipline kan opbrengen om in- en uitgaande producten netjes en zo snel mogelijk te updaten.
• Heb je een fysieke winkel of een webshop? Kies dan voor een voorraadbeheersysteem dat je kassasysteem en je webshop systeem automatisch aan je voorraadbeheer koppelt. Dat scheelt op de lange termijn ontzettend veel tijd en moeite en zal een hogere investering zeker waard zijn.
• Heb je meerdere winkels of magazijnen, of zowel een winkel als een webshop? Let er dan op dat je een voorraadbeheersysteem kiest dat je economische en technische voorraad in totaal en per locatie kan weergeven en dat dit makkelijk te analyseren is.

2. Neem contact op met je leverancier(s)

Contacteer je vaste leverancier(s) en bespreek je voorraadbeheer met hen. Wellicht kan je nieuwe afspraken maken over goedkopere stukprijzen, zonder grote bestellingen te hoeven doen, of misschien kunnen ze jouw bestellingen sneller verzenden zodat de levertijd korter wordt. Door samen te werken met je leverancier(s) kan je je kosten verlagen in ruil voor bijvoorbeeld meer inzicht in jouw verwachte vraag, waardoor jouw leverancier(s) zich op hun beurt daar ook op kunnen voorbereiden. Bovendien zijn zij ook bekend met het optimaliseren van voorraadbeheer, dus zij weten waar ze het over hebben.

3. Maak een plan voor verouderde producten

Heb je verouderde producten in je voorraad die nog net niet onverkoopbaar zijn? Of verwacht je dat een deel van je huidige voorraad wellicht zal gaan verouderen voordat je ze kan verkopen? Maak dan een plan om deze producten alsnog te verkopen voordat het te laat is en je ze helemaal hoeft af te schrijven. Hierbij kan je denken aan bijvoorbeeld kortingsacties, een prominentere plek op de website, gratis weggeven bij aankoop van andere producten, etc. Zijn je producten zodanig verouderd dat je ze niet meer direct of indirect kan of wil verkopen?

4. Ontwikkel een tweede businessmodel zonder voorraad

Tuurlijk, deze tip is zeker niet voor elke onderneming weggelegd, maar als je sowieso al van plan was om een tweede businessmodel op te zetten binnen je bedrijf, is een voorraadloos businessmodel wellicht wel een heel goed idee. Bij een voorraadloos businessmodel kan je bijvoorbeeld denken aan een abonnement op jouw product, waardoor je precies weet wanneer en wat je nodig hebt. Ook dropshipping, waarbij de leverancier je voorraad beheert (en dus ook verantwoordelijk is voor de voorraadkosten) en je bestellingen afhandelt is een voorbeeld van een voorraadloos businessmodel.