De optimale bestelhoeveelheid bepalen. Hoe doe je dat?

14 jun De optimale bestelhoeveelheid bepalen. Hoe doe je dat?

Er komt veel kijken bij voorraadbeheer, zoals wij in de blog over voorraadbeheer al hebben uitgelegd . Eén van de dingen waar jij je voordeel mee kan doen als je je voorraad goed bijhoud, is het bepalen van jouw optimale bestelhoeveelheid. In deze blog leggen we uit waarom het nuttig is om de optimale bestelhoeveelheid van jouw producten te weten voor jouw (web)shop. Geen (web) winkel maar wel inkopen en productie om vervolgens aan retailklanten of wholesaleklanten te verkopen? Ook dan is het bepalen van de optimale bestelhoeveelheid aan producten van belang. Lees dus snel verder om te ontdekken hoe je dit kan berekenen. 

Waarom wil je weten wat de optimale bestelhoeveelheid is van jouw product?

Als je weet wat de optimale bestelhoeveelheid is van jouw product, kan je je kosten drukken. Je kan namelijk precies op het goede moment een nieuwe bestelling plaatsen voor jouw product. En waarom zou je dat doen? Heel makkelijk: dan hoef je geen nee te verkopen aan jouw klanten (als je berekening klopt). Daarnaast hoef je ook geen onnodig grote voorraad aan te houden en dat scheelt weer voorraadkosten!

Wat voor strategieën zijn er om de optimale bestelhoeveelheid te bepalen?

Er zijn verschillende strategieën om de optimale bestelhoeveelheid van een product te bepalen. De termen kunnen wat lastig overkomen, maar we leggen het je in deze blog allemaal uit.

Allereerst: je zou de formule van Camp kunnen gebruiken, deze formule wordt veel gebruikt door aanhangers van het EOQ (economic order quantity) principe. Daar tegenover staat EPEI (every product every interval), soms ook EPEC (every product every cycle) genoemd.

Een derde strategie voor het bepalen van jouw optimale bestelhoeveelheid is: je eigen gegevens te analyseren en op basis daarvan je optimale bestelhoeveelheid te bepalen.

Optimale bestelhoeveelheid berekenen volgens het EOQ-principe

Eén van de strategieën om je optimale bestelhoeveelheid te berekenen is door de formule van Camp te gebruiken. Deze wordt veel gebruikt door aanhangers van het EOQ-principe. Dit principe richt zich op het minimaliseren van je totale kosten. Wat je dan doet? Wanneer je een bestelling plaatst en deze vervolgens moet opslaan totdat het verkocht wordt.

Je kijkt dus naar de vraag naar het product, de bestelkosten, de voorraadkosten en de inkoopprijs van het product zelf. Gelukkig hoef je niet zelf te bedenken hoe deze factoren precies op elkaar inspelen. Je kan gebruik maken van de formule van Camp om jouw optimale bestelhoeveelheid volgens het EOQ-principe te berekenen.

EOQ berekenen met de EOQ formule

Hierbij is Q de optimale bestelhoeveelheid, D de vraag naar het product per jaar, F de bestelkosten, h de voorraadkosten als percentage van de prijs van het product en P de inkoopprijs van het product.

Wat zijn de nadelen van het gebruiken van de formule van Camp?

Komt er uit deze formule een andere optimale bestelhoeveelheid dan die jij zelf aanhoudt wanneer je bestellingen plaatst? Dat kan! De formule van Camp is namelijk heel wat eenvoudiger dan de werkelijkheid. Zo gaat de formule ervan uit dat de prijs van het product altijd hetzelfde is, terwijl in werkelijkheid prijzen vaak fluctueren. Gedurende het jaar schommelen de prijzen en leveranciers bieden vaak korting als je een grote bestellingen plaatst.

Daarnaast wordt er geen rekening gehouden met het feit dat je soms meerdere producten bij dezelfde leverancier bestelt, wat de bestelkosten vermindert. Ook als je een product verkoopt met een sterk verschil in vraag gedurende het jaar is deze formule niet 100% betrouwbaar.  Gebruik daarom de formule van Camp als leidraad om je optimale bestelhoeveelheid te berekenen, maar houd ook vooral je gezonde verstand erbij. Het valt je als het goed is op wanneer er een getal uitkomt dat jouw idee niet helemaal klopt.

Meer tips lezen over hoe jij jouw bedrijf naar het volgende level brengt?
Download mijn gratis e-book hieronder.

[activecampaign form=9]

Hoe bepaal je de optimale bestelhoeveelheid volgens de EPEI-strategie?

De EPEI-strategie richt zich erop om een zo klein mogelijke bestelhoeveelheid te hebben per keer, zodat je een goede doorstroom creëert en behoudt in je voorraad. Je bent hierdoor een stuk flexibeler op het moment dat de vraag naar je product onverwachts daalt. Je hebt immers maar een relatief kleine voorraad. Hierdoor kan je snel schakelen naar de verkoop van een ander product, zonder dat je met een grote onverkochte voorraad achter blijft.

Het nadeel van de EPEI-strategie is dat je prijs per product hoger is, doordat je geen grote bestellingen plaatst. De afweging tussen winstgevendheid per product en flexibiliteit verschilt natuurlijk per bedrijf. Daardoor bestaat er geen algemene formule, zoals die voor de EOQ-strategie. Is jouw product trendgevoelig, seizoensgebonden of luxe? Dan raden wij je aan om kleinere bestelhoeveelheden aan te houden. Is het product dat je verkoopt juist een basisartikel? Dan zit je met de EOQ-strategie waarschijnlijk ook wel goed.

Hoe bepaal je de optimale bestelhoeveelheid naar aanleiding van je eigen gegevens?

Ten slotte is er ook nog een derde manier om te bepalen wat jouw optimale bestelhoeveelheid is: door je eigen gegevens te analyseren! Als jij je voorraad  goed bijhoud en je bent al een tijdje bezig met je bedrijf, dan heb je als het goed is flink wat gegevens verzameld. Die kan je nu inzetten om jouw optimale bestelhoeveelheid te bepalen.

De uitkomst van je analyse zal waarschijnlijk ergens tussen de optimale bestelhoeveelheid van de EOQ-strategie en de EPEI-strategie zitten. Deze strategie is waarschijnlijk het meest accuraat om je optimale bestelhoeveelheid te bepalen. Er zijn echter ook een paar valkuilen.

Let daarom op: ten eerste ga je er waarschijnlijk van uit dat verkopen uit het verleden een voorspelling zijn voor de toekomstige vraag naar het product dat je verkoopt. Dat hoeft alleen helemaal niet zo te zijn! Daarnaast heb je veel verschillende gegevens nodig om een goede analyse te kunnen doen en daarvoor moet je je voorraadbeheer goed hebben bijgehouden door de jaren heen.

Kan je voorraadbeheer nog wel wat worden verbeterd? Lees dan deze blog waarin we je 4 tips geven om je voorraadbeheer te optimaliseren .

Nog handiger is om een spreadsheet / dashboard te (laten) maken waarin je de optimale bestelhoeveelheid steeds berekent op basis van van de inputfacturen (de vraag naar het product, de bestelkosten, de voorraadkosten en de inkoopprijs). De (toekomstige) vraag van je product kun je benaderen aan de hand van het verleden, nieuwe acties of het aantal leads in je salesfunnel bijvoorbeeld. 

Voorbeelden van businessmodellen zonder voorraad

Zoals je ziet komt er heel wat kijken bij het bepalen van je optimale bestelhoeveelheid en is het lang nog niet zo makkelijk als het in eerste instantie misschien lijkt. Veel webshops kiezen daarom tegenwoordig voor een voorraadloos business model. Je hoeft dan geen rekening te houden met de optimale bestelhoeveelheid. Hierbij kan je denken aan dropshipping of productie op basis van vraag.

Bij dropshipping is je leverancier verantwoordelijk voor je voorraadbeheer  en het afhandelen van je bestellingen. Bij productie op basis van de vraag naar een product produceer je pas nadat je een bestelling binnen hebt gekregen. Dit gebeurt regelmatig in de fast fashion industrie, maar ook bij kleine webshops die handgemaakte producten verkopen. De levertijd is daardoor vaak wat langer dan wanneer je de producten al had geproduceerd, maar het voordeel is dat je zeker weet dat je nooit blijft zitten met onverkochte producten.

Ben jij naast het optimaliseren van je bestelhoeveelheid op zoek naar nog meer mogelijkheden om je winstmarge te verhogen? Het berekenen én verbeteren van jouw winstmarges is een uitgebreid onderdeel in The Money Making Impact School

[ninja_form id=1]